A importância e as vantagens da automação de processos para farmácias

Hoje, um dos assuntos mais comentados é o ChatGPT. A ferramenta tem se tornado destaque na automação de processos, mas o uso de software em farmácias também é um forte aliado no setor, pois ajuda a escalar resultados.

A automação de processos tem uma importância significativa na melhoria da eficiência e na otimização das operações. É uma forma de levar mais agilidade aos processos, facilitando a execução de atividades.

A utilização de software em farmácias auxilia na redução de erros, melhora a experiência e a percepção de preço do cliente, otimiza o gerenciamento de estoques e aumenta a precisão nas transações financeiras.

Entenda mais sobre as vantagens a seguir.

Eficiência operacional

Com a automação de processos, um software em farmácia ajuda a realizar tarefas mais rapidamente, o que aumenta a eficiência operacional.

Processos manuais que poderiam levar horas são concluídos em minutos. Logo, a equipe se concentra em outras tarefas e ganha produtividade.

Redução de erros

Uma das vantagens é que os softwares de automação reduzem a possibilidade de erros humanos por processos manuais. As soluções são programadas para seguir regras e padrões pré-estabelecidos, garantindo a execução linear das etapas do processo.

Dessa forma, ações como registro de vendas, contagem de estoque e gerenciamento de pedidos se tornam mais precisas. Um software em farmácia permite até mesmo localizar erros nos preços, como descontos esquecidos ou desatualizados, para reduzir perdas na receita.

Melhor experiência do cliente

Para a melhorar a experiência do cliente, o uso de software em farmácia auxilia no processamento dos pedidos. Não só o atendimento é executado mais rapidamente, como os registros são feitos de maneira mais prática e eficiente.

Além disso, ferramentas de automação permitem conhecer melhor o perfil e o comportamento de cada consumidor. Isso permite criar estratégias personalizadas para fidelizá-los e torná-los mais engajados no funil de compras.

Otimização de estoque

O estoque também se torna otimizado, já que os sistemas registram a quantidade de cada produto. O número é atualizado constantemente conforme as vendas, permitindo acompanhar o fluxo.

Assim, é possível identificar baixas quantidades para repor junto aos fornecedores, ou mesmo planejar ações para produtos, como aqueles que estão próximos da validade ou que vendem mais conforme a data do ano (sazonalidade).

Precificação inteligente

Por fim, o pricing e a gestão financeira também são favorecidos com o uso de software em farmácia. O setor precisa trabalhar com preços dinâmicos, com alterações frequentes para os produtos.

Nesse contexto, além de encontrar erros nos preços, as soluções de precificação inteligente promovem melhores estratégias de pricing, seja na criação de ações, ofertas e promoções, melhorando a lucratividade.

Tipos de software de gestão para a sua farmácia

Existem vários tipos de software de gestão disponíveis no mercado. Cada um tem as suas características específicas e é projetado para atender às necessidades de diferentes setores e tipos de empresas.

Enquanto alguns são desenvolvidos para alcançar diversos setores mercadológicos, outros são posicionados estrategicamente para nichos específicos. Para empresas do varejo, como as farmácias, um software que auxilie no controle de estoque, por exemplo, é essencial.

A seguir, listamos alguns dos principais tipos de software em farmácia para levar a sua gestão ao próximo nível.

Software de gestão empresarial (ERP)

O Enterprise Resource Planning (ERP) é o tipo de software em farmácia que integra e automatiza os processos de diferentes áreas do negócio. Ele possibilita uma visão holística e integrada de todos os setores, desde a gestão de custos até as vendas.

Com um ERP, é possível gerenciar atividades em um único sistema integrado, como:

• Finanças;
• Contabilidade;
• Compras;
• Vendas;
• Estoque;
• Produção;
• Recursos humanos.

Dessa maneira, todos os setores conseguem acessar as informações de forma mais rápida e precisa. Isso evita erros e retrabalho por meio de informações atualizadas, além de proporcionar uma eficiência nos processos de gestão.

Também é função do ERP mostrar gargalos, oportunidades e ameaças no ecossistema da sua farmácia. Assim, fica mais fácil se adaptar às mudanças do mercado com agilidade.

O ERP pode ser customizado de acordo com as necessidades da empresa, permitindo que sejam adicionados módulos e funcionalidades específicas para cada negócio.

Trata-se de uma ferramenta poderosa para melhorar a eficiência operacional, reduzir custos e aumentar a produtividade da empresa como um todo.

Software de gestão financeira

A função de um software de gestão financeira é auxiliar na gestão das finanças de uma empresa, automatizando processos e fornecendo informações estratégicas para a tomada de decisões financeiras mais assertivas.

A ferramenta é uma ótima aliada para manter o fluxo financeiro e as contas no azul, favorecendo o Revenue Management. Entre as principais funcionalidades de um software de gestão financeira, destacam-se atividades como:

• Controle de contas a pagar e receber;
• Fluxo de caixa;
• Conciliação bancária;
• Emissão de notas fiscais;
• Controle de pagamentos e recebimentos;
• Controle de custos e despesas.

Esse software em farmácia transforma a gestão ao permitir monitorar a situação financeira com mais eficácia. É uma forma de evitar problemas como atrasos em pagamentos, falta de controle de fluxo de caixa e dificuldades na emissão de notas fiscais.

Além disso, o software pode ajudar na análise de dados financeiros, permitindo que a empresa identifique oportunidades de redução de custos e aumento de receitas.

Software de gestão de estoque

O software de gestão de estoque auxilia na gestão do controle de estoque da farmácia, com informações precisas e em tempo real. Alguns dados disponíveis são:

• Quantidade de produtos em estoque;
• Movimentações de entrada e saída de produtos;
• Estoque mínimo e máximo,
• Atualização do inventário;
• Controle de datas de validade;
• Controle de lote.

Com esse software em farmácia, os gestores conseguem realizar análises estratégicas, como o cálculo do giro de estoque e o monitoramento de vendas por produto. Esses relatórios ajudam a tomar decisões de compra e venda mais assertivas.

Aqui, a redução de custos também é um destaque. Com informações mais precisas sobre o estoque, é possível evitar desperdícios, reduzir a necessidade de espaço físico para armazenamento e evitar perdas por produtos vencidos ou obsoletos.

Software de gestão de projetos

O software de gestão de projetos auxilia na organização, planejamento estratégico e execução de projetos. As equipes de projeto conseguem gerenciar e acompanhar tarefas, prazos, recursos, orçamentos e riscos em um único lugar, levando mais eficiência e eficácia aos processos.

Ao implementar esse software em farmácia, os gerentes de projeto conseguem:

Definir as atividades e as dependências entre elas;

• Atribuir responsabilidades aos membros da equipe;
• Gerenciar a comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas no projeto;
• Definir prazos;
• Criar relatórios e gráficos para análise de desempenho do projeto ;
• Gerenciar recursos;
• Monitorar riscos;
• Monitorar o progresso em tempo real.

Dessa forma, é possível garantir que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo e do orçamento estabelecidos. Novamente, as informações ficam centralizadas em um único local, permitindo que todos acompanhem o progresso.

Software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)

O software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) ajuda as farmácias a proporcionarem uma melhor jornada de compras aos consumidores. É ele que centraliza todas as informações do cliente em um único lugar.

Dessa forma, as equipes de vendas, marketing e atendimento ao cliente conseguem manter um processo de relacionamento alinhado e integrado.

Os times têm acesso a informações atualizadas e precisas sobre as interações do cliente com a empresa.

Algumas funcionalidades são:

• Criação de relatórios e gráficos para análise de desempenho;
• Gerenciamento de contas e tarefas;
• Interações do cliente em todos os canais de comunicação, como e-mail, telefone, redes sociais e chat;
• Automação de processos;
• Integração com outros sistemas empresariais.

Com o uso desse software em farmácia, é possível desenvolver um atendimento mais personalizado e eficaz com o cliente, entregando campanhas direcionadas.

Isso porque o CRM fornece informações sobre a eficácia das campanhas e ajuda a identificar tendências e oportunidades para ações de vendas.

Para o time de vendas, o CRM ajuda a gerenciar as atividades o pipeline de vendas, permitindo monitorar as oportunidades e os estágios do ciclo de vendas.

Software de gestão de recursos humanos

O software de gestão de recursos humanos (HRM) ajuda as empresas a gerenciar todas as atividades relacionadas aos seus funcionários, desde a contratação até a aposentadoria. A automação dos processos da área de RH permite gerenciar melhor pessoas, bens e processos.

Com esse software em farmácia, é possível armazenar e manusear informações de funcionários, como:

• Dados pessoais;
• Registros de emprego;
• Históricos de salários e benefícios;
• Ciclos de vida na empresa;
• Processo de contratação, treinamento e desenvolvimento;
• Avaliação de desempenho;
• Processos de desligamento.

Além disso, os gestores conseguem:

• Gerenciar a folha de pagamento;
• Planejar férias;
• Acompanhar licenças médicas;
• Gerenciar benefícios;
• Gerenciar políticas e procedimentos internos da farmácia, como documentação e processos de aprovação;
• Manter comunicação transparente com os funcionários.

Outras funcionalidades comuns em um software de HRM incluem a capacidade de criar relatórios e gráficos para análise de desempenho e produtividade dos funcionários, gerenciamento de desempenho, integração com sistemas de pagamento e contabilidade e muito mais.

Software de Marketing

O software de gestão de marketing facilita o gerenciamento e automação das atividades de marketing na farmácia, desde a criação de campanhas até a análise dos resultados.

Ele permite gerenciar todos os aspectos de estratégia de marketing em um só lugar, incluindo campanhas de email, mídia social, publicidade, SEO e muito mais. Assim, pode-se criar e gerenciar campanhas personalizadas, segmentadas e direcionadas a públicos específicos.

Ao utilizar esse software em farmácia, fica mais fácil gerenciar as listas de contatos. É possível também criar landing pages e formulários para a captura de leads, facilitando a criação de fluxos e estratégias para a nutrição de leads.

O software disponibiliza informações detalhadas para analisar a eficácia de cada campanha de marketing. Entre as métricas, estão as taxas de abertura, cliques, conversões, custo por lead e retorno sobre o investimento (ROI).

É possível ainda realizar testes A/B, comparando resultados entre diferentes elementos das campanhas, como mensagens, designs e canais de marketing.

Por fim, a adoção desse software em farmácia também permite integração com outras ferramentas, como o software de CRM, recursos de análise de concorrência e SEO, gerenciamento de eventos, entre outros.

Software de gestão de categorias

O software de gestão de categorias permite que a farmácia possa gerenciar e organizar seus produtos em categorias. O objetivo é melhorar a eficiência do processo de vendas, a partir da classificação e segmentação dos produtos em categorias e hierarquias específicas.

Dessa maneira, os produtos são dispostos de forma organizada e estratégica, com relações lógicas entre produtos e subcategorias. Assim, os clientes podem encontrar e comparar itens similares com mais facilidade.

A partir dessa estratégia, as ações promocionais de merchandising no ponto de venda também podem ser executadas com mais eficácia. Afinal, é possível identificar tendências de vendas e analisar o desempenho de cada categoria individualmente.

Ao utilizar esse software em farmácia, os gestores têm acesso a informações detalhadas sobre os produtos, como descrições, imagens e preços. Esses dados podem ajudar a criar campanhas mais efetivas para cada categoria ou subcategoria, favorecendo as vendas.

Software de precificação inteligente

O software de precificação inteligente é um dos tipos mais estratégicos para a farmácia. Afinal, o setor lida com uma grande gama de produtos, em um mercado altamente volátil e competitivo.

Temos aqui uma ferramenta automatizada e estratégica para a formação de preços dos produtos. O software ajuda a evitar perda de vendas devido a preços muito elevados e maximizar lucros por meio de preços justos e competitivos.

O uso desse software em farmácia reduz os desafios para encontrar o preço certo. Manualmente, as redes trabalham com a precificação por categorias, mas o software de precificação inteligente consegue encontrar o preço certo para cada produto, individualmente.

Mas é preciso ter cuidado: somente um software de precificação que utiliza inteligência artificial consegue cruzar um grande número de informações para encontrar o preço ótimo.

Essa ferramenta permite analisar dados importantes para a precificação, como:

• Histórico de vendas;
• Dados de mercado;
• Comportamento do consumidor;
• Preços da concorrência;
• Simulações de preços;
• Desempenho de vendas;
• Previsibilidade da demanda
• Otimização de preços.

A adoção desse software em farmácia possibilita cruzar as informações listadas para ajustar preços de forma mais precisa e ágil, conforme a demanda e a concorrência.

Além disso, torna-se mais fácil monitorar e analisar o desempenho de preços ao longo do tempo. Isso facilita na identificação de oportunidades para vendas e na criação de estratégias de preço ótimo.

A precificação é uma das maiores dificuldades do setor varejista, e o uso desse software em farmácia reduz os desafios para encontrar o preço certo. Torna-se eficiente para as grandes redes que trabalham com uma grande variedade de produtos, ou lojas que precisam monitorar constantemente a evolução do mercado e da concorrência.

As 9 melhores práticas para implementar um software em farmácia

A utilização de software em farmácia traz inúmeros benefícios, mas também envolve alguns desafios que exigem atenção. A ação envolve a integração de várias áreas e processos diferentes, que precisam estar alinhados.

Dessa forma, deve-se olhar para a cultura do negócio, bem como a compatibilidade dos sistemas e a qualidade do serviço contratado. É importante considerar as funcionalidades, recursos, custo e suporte técnico oferecidos, entre outros detalhes.

A seguir, selecionamos as melhores práticas para a implementação de um software em farmácia.

1. Seleção do fornecedor

A seleção de um fornecedor adequado é uma etapa crítica do processo de implementação. Não apenas é importante garantir a qualidade dos parceiros, mas verificar as experiências, o histórico de idoneidade e reputação, bem como se os valores estão alinhados com seus ideais.

Outro ponto importante é analisar os recursos das opções de software em farmácias disponíveis no mercado. Cada plataforma tem suas funcionalidades, podendo ou não ser para fins diversificados. O custo-benefício influencia muito nesse quesito.

2. Cultura e treinamento de funcionários

A cultura é outro desafio para a implementação de um software em farmácia. A prática para utilizá-lo, bem como o hábito e aceitação dos funcionários é fundamental para o bom funcionamento dos processos.

Para que o sistema seja utilizado com eficiência, então, os colaboradores devem ser treinados adequadamente. Assim, eles devem receber instruções com uma visão geral da plataforma, incluindo o uso correto das funcionalidades e os procedimentos de solução de problemas.

3. Integração de sistemas

Ao buscar um software em farmácia, deve-se verificar a compatibilidade com os outros sistemas utilizados no negócio. Como os processos envolvem muitos dados, a comunicação entre as plataformas se faz necessário para garantir a atualização conjunta das informações.

Quando falamos em gestão de farmácias, muitas atividades ficam interligadas, como o estoque e a criação de ofertas. Dessa maneira, os sistemas precisam se comunicar entre si de maneira eficiente, sem risco de perda de dados ou informações importantes.

4. Personalização do software

Cada farmácia tem as suas necessidades conforme a especificação do negócio — localidade, público-alvo, concorrência, entre outros pontos. Dessa maneira, o ideal é contar com soluções que permitam a personalização.

Muitas vezes, a implementação do software em farmácia permite criar regras e ações ajustadas especificamente para essas necessidades. Por isso, sempre verifique se o sistema está adequado para os devidos fins e está alinhado com a realidade da sua farmácia.

5. Segurança da informação

Além de verificar a idoneidade do parceiro, entender como as informações serão utilizadas na integração é essencial para evitar problemas de ordem legal. A transparência e segurança de dados devem ser executadas adequadamente.

Essa medida garante a proteção de informações confidenciais e sigilosas dos clientes, assim como da própria empresa. Além disso, deixa a farmácia alinhada com as regulamentações locais, nacionais e até internacionais, conforme o fornecedor.

6. Testes de implementação

Antes de começar a usar software em farmácia, é importante realizar testes para verificar se o sistema está funcionando adequadamente. A dica é conferir se todas as funcionalidades operam corretamente.

Nesse contexto, em caso de erros, é necessário identificar as falhas para as devidas correções junto ao fornecedor. É importante que o parceiro tenha um relacionamento de fácil acesso para ajustar os requisitos e buscar soluções para os problemas.

Os testes de integração são realizados para verificar se as diferentes partes do software funcionam bem juntas. Eles são executados para testar como as diferentes áreas do software se comunicam e interagem entre si.

7. Backups regulares

O software escolhido deve ser compatível com a realização de backups frequentes de dados. Enquanto muitos sistemas já fazem esse processo automaticamente, essa é uma questão essencial para a saúde dos negócios.

A base histórica do negócio é um elemento muito sensível e fundamental para todas as áreas de uma empresa. Desde o controle financeiro até a criação de ofertas, é fundamental que as informações estejam corretas e armazenadas adequadamente.

8. Monitoramento de desempenho

É importante monitorar o desempenho do software e verificar se ele está atendendo às necessidades da farmácia. Isso envolve a análise de relatórios gerados pelo software, bem como a realização de pesquisas de satisfação do cliente.

Para isso, deve-se determinar as métricas de desempenho, que podem incluir tempo de resposta do sistema, taxa de erros, uso de recursos, tempo de atividade do sistema e outras métricas relevantes.

Avalie também se as expectativas estão sendo alcançadas com o uso do software em farmácia.

9. Atualização do software

Outra medida essencial é manter o seu software atualizado. Essa prática ajuda a garantir o bom funcionamento e o acesso a novas funcionalidades.
Para isso, novamente, a comunicação com o seu fornecedor é importante.

O relacionamento permite à farmácia se manter informada sobre novas versões em sistema, bem como o desenvolvimento de novas ferramentas.

Proffer Otimização: software em farmácia para a sua precificação!

Agora que você já conhece os tipo de software em farmácia e as melhores práticas para implementá-los, está na hora de começar a automatizar os seus processos. E que tal começar pela precificação? Afinal, essa é uma das principais dificuldades do setor farmacêutico!

Aqui na Proffer, nosso time se empenha diariamente para desenvolver plataformas e funcionalidades inovadoras para que você possa trabalhar com preços estratégicos – e não necessariamente os mais baixos!

Sabemos que é muito importante equilibrar competitividade com rentabilidade e, por isso, o nosso carro chefe é o Proffer Otimização. Essa solução permite que sua farmácia ofereça o preço ótimo para seus clientes, sugerindo as melhores opções para aumentar sua receita.

A partir de inteligência artificial, o Proffer Otimização cruza as principais variáveis que impactam o seu negócio para identificar as oportunidades de precificação. Além disso, permite reposicionar preços desatualizados e identificar produtos que te fazem perder receita.

Quer saber mais sobre nossa solução? Confira a página do Proffer Otimização e agende uma demonstração com nossa equipe de vendas!